Regulamin
przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej oraz
ustalenia opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej
przez ONE DAY MED
Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szczecinie
jako podmiot leczniczy
Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta przyjmowanego w One Day Med Spółce z o.o. jako podmiocie leczniczym (dalej: „One Day Med”, „ODM” lub „Podmiot”) następuje na zasadach określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach, w szczególności w:
Spis treści:
I. Prawo dostępu do dokumentacji medycznej.
1. Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
1) Pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta.
2) Po śmierci pacjenta:
a) osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub
b) osobie, która w chwili zgonu była jego przedstawicielem ustawowym lub
c) osobie bliskiej, chyba że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia.
Osoba bliska pacjenta to małżonek, krewny do drugiego stopnia (dziecko, rodzic, rodzeństwo, dziadkowie, wnuki), powinowaty do drugiego stopnia w linii prostej (teściowie, dzieci małżonka, wnuki małżonka, dziadkowie małżonka), przedstawiciel ustawowy, osoba pozostająca we wspólnym pożyciu lub osoba wskazana przez pacjenta.
3) Innym uprawnionym podmiotom i organom.
2. W przypadku sporu między osobami bliskimi o udostępnienie dokumentacji medycznej po śmierci pacjenta, zgodę na udostępnienie wyraża sąd właściwy ze względu na ostatnie miejsce zwykłego pobytu pacjenta, na wniosek osoby bliskiej lub osoby wykonującej zawód medyczny. Osoba wykonująca zawód medyczny może wystąpić z wnioskiem do sądu także w przypadku uzasadnionych wątpliwości, czy osoba występująca o udostępnienie dokumentacji lub sprzeciwiająca się jej udostępnieniu jest osobą bliską.
3. W przypadku gdy pacjent za życia sprzeciwił się udostępnieniu dokumentacji medycznej, sąd właściwy ze względu na ostatnie miejsce zwykłego pobytu pacjenta, na wniosek osoby bliskiej, może wyrazić zgodę na udostępnienie dokumentacji medycznej i określić zakres jej udostępnienia jeżeli jest to niezbędne w celu dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia, z tytułu śmierci pacjenta albo dla ochrony życia lub zdrowia osoby bliskiej.
4. Dokumentację udostępnia się z zachowaniem jej integralności, poufności oraz autentyczności, bez zbędnej zwłoki.
5. W przypadku gdy udostępnienie dokumentacji nie jest możliwe, odmowę przekazuje się w postaci elektronicznej albo papierowej, zgodnie z żądaniem uprawnionego organu lub podmiotu. W każdym przypadku wymagane jest podanie przyczyny odmowy.
II. Udostępnianie dokumentacji medycznej:
1.Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
1) do wglądu w przychodniach Podmiotu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, z zapewnieniem możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć:
a) w rejestracji przychodni Podmiotu w obecności pracownika ODM lub
b) w poradni udzielającej świadczeń medycznych w obecności lekarza lub pielęgniarki;
2) poprzez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii, wydruku, skanu:
a) wyciągu, tj. skrótowego dokumentu zawierającego wybrane informacje lub dane z całości dokumentacji medycznej,
b) odpisu, tj. dokumentu wytworzonego przez przepisanie tekstu z oryginału dokumentacji medycznej z wiernym zachowaniem zgodności co do treści z oryginałem,
c) kopii, tj. dokumentu wytworzonego przez odwzorowanie oryginału dokumentacji medycznej w formie kserokopii,
d) wydruku, tj. dokumentu wykonanego poprzez wydrukowanie informacji zamieszczonych w elektronicznej dokumentacji medycznej,
e) skanu (odwzorowania cyfrowego), tj. dokumentu wykonanego przez zeskanowanie oryginalnej dokumentacji medycznej.
3) Dokumentacja medyczna jest udostępniana także poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu wyciągu, odpisu, kopii, wydruku lub skanu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta.
2. Wydanie wyciągu, odpisu, kopii, wydruku lub skanu dokumentacji może nastąpić osobiście na rzecz pacjenta lub podmiotu uprawnionego albo za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych.
3. Przed wydaniem oryginału dokumentacji upoważniony pracownik rejestracji wykonuje jej kopię lub pełny odpis, która pozostaje w zasobach Podmiotu do czasu zwrotu oryginału dokumentacji medycznej.
4. W przypadku gdy dokumentacja jest udostępniana w formie kopii, wydruku lub skanu osoba upoważniona przez Podmiot zne/Prezes) potwierdza zgodność z oryginałem dokumentacji i opatruje swoim oznaczeniem, zawierającym imię (imiona), nazwisko, stanowisko i podpis.
5. Wydruk elektronicznej dokumentacji medycznej sporządza się w sposób umożliwiający identyfikację osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych, tj. imię (imiona) i nazwisko, tytuł zawodowy (nie dotyczy osoby upoważnionej, o której mowa w art. 31b ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia), numer prawa wykonywania zawodu, jeżeli został nadany, unikalny identyfikator upoważnienia nadany przez Rejestr Asystentów Medycznych, o którym mowa w art. 31b ust. 7 pkt 7 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (w przypadku osoby upoważnionej, o której mowa w art. 31b ust. 1 tej ustawy), podpis.
6. Zwrot oryginału dokumentacji do miejsca udostępniania następuje w czasie uzgodnionym z upoważnionym pracownikiem Podmiotu. Uzgodnienia dokonuje się telefonicznie lub osobiście.
7. Upoważniony pracownik Podmiotu z częstotliwością uzgodnioną z Kierownikiem Podmiotu, wzywa do zwrotu oryginału dokumentacji medycznej. Monity telefoniczne odnotowuje na wniosku lub piśmie, wezwania pisemne dołącza do wniosku lub pisma.
8. Po zwrocie oryginałów dokumentacji medycznej, z zastrzeżeniem ust. 9 poniżej, pracownik Podmiotu porównuje zwracaną dokumentację z posiadaną kopią i w przypadku braku stwierdzenia niezgodności wykonuje czynności wskazane niżej w pkt 1 do 3:
1) wykonuje kserokopię wniosku i poświadcza pacjentowi zwrot oryginału dokumentacji medycznej,
2) niszczy wykonaną kopię, co poświadcza złożeniem podpisu na wniosku lub piśmie pod napisem „kopia dokumentacji została zniszczona” oraz
3) dołącza wniosek lub pismo do dokumentacji medycznej pacjenta.
9. W przypadku, gdy po zwrocie oryginałów dokumentacji pracownik Podmiotu stwierdzi niezgodność z posiadaną kopią, niezwłocznie informuje o powyższym przełożonego.
10. Elektroniczna dokumentacja medyczna, o której mowa w art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, jest udostępniana na zasadach określonych w przepisach tej ustawy, ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne.
III. Sposób potwierdzania uprawnienia do dostępu do dokumentacji medycznej pacjenta, przedstawiciela ustawowego lub osoby upoważnionej przez pacjenta.
1. Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
1) Pacjentowi, którego ta dokumentacja dotyczy za okazaniem dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość: np.: dowód osobisty, paszport.
2) Przedstawicielowi ustawowemu pacjenta za okazaniem odpowiedniego dokumentu:
a) rodzica – do chwili ukończenia przez dziecko 18 lat, za okazaniem swojego dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość: np.: dowód osobisty, paszport,
b) opiekuna/kuratora – za okazaniem stosownego prawomocnego orzeczenia o ustanowieniu opieki lub kurateli oraz za okazaniem dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość opiekuna lub kuratora, np.: dowód osobisty, paszport.
3) Osobie upoważnionej przez pacjenta w dokumentacji medycznej, za okazaniem dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość upoważnionego: np.: dowód osobisty, paszport.
4) Osobie upoważnionej przez pacjenta na podstawie pisemnego pełnomocnictwa (upoważnienia), za okazaniem dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość upoważnionego: np.: dowód osobisty, paszport.
5) Osobie bliskiej pacjenta po śmierci pacjenta za okazaniem dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość osoby bliskiej np.: dowód osobisty, paszport.
2. Postanowienia ust. 1 powyżej stosuje się również do osób upoważnionych do dostępu do dokumentacji medycznej po śmierci pacjenta.
UWAGA: Nie wolno kopiować dokumentów potwierdzających pokrewieństwo, powinowactwo, ustanowienie opieki lub kurateli nad pacjentem, należy natomiast odnotować sygnaturę orzeczenia, sąd wydający, datę wydania, dotyczy to również zgody sądu na udostępnienie dokumentacji medycznej, czy też numer i datę aktu urodzenia, aktu zgonu lub innego aktu stanu cywilnego.
IV. Zasady udostępniania dokumentacji medycznej pacjentowi, przedstawicielowi ustawowemu pacjenta lub osobie upoważnionej przez pacjenta.
1. Uzyskanie wglądu do dokumentacji medycznej odbywa się:
1) podczas wizyty w poradni Podmiotu – u lekarza, pielęgniarki, innej osoby wykonującej zawód medyczny,
2) na podstawie wniosku złożonego przez pacjenta, jego przedstawiciela ustawowego lub osoby przez niego upoważnionej. Wzór wniosku pn. „Wniosek o wgląd do dokumentacji medycznej” stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
UWAGA: wgląd do dokumentacji medycznej winien być odnotowany w dokumentacji
2. Umożliwienie wglądu do dokumentacji następuje niezwłocznie, nie dłużej niż w terminie
7 (siedmiu) dni od dnia złożenia wniosku.
3. W celu uzyskania wyciągu, odpisu, wydruku, kopii, skanu dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez niego, składa pisemny „Wniosek o wydanie wyciągu, odpisu, wydruku, kopii, skanu dokumentacji medycznej” wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do regulaminu.
4. Informację o skorzystaniu z możliwości utrwalania treści dokumentacji medycznej umieszcza się na wniosku.
5. Osoby / podmioty, którym została udostępniona dokumentacja medyczna mają obowiązek poszanowania udostępnionych dokumentów, a wszelkie zauważone ich uszkodzenia powinny być zgłoszone pracownikowi Podmiotu.
6. W czasie udostępniania dokumentacji medycznej zabronione jest sporządzanie w nich jakichkolwiek adnotacji, uzupełnień, zapisów, skreśleń i podkreśleń, a także usuwanie adnotacji, dokumentów itp. działań.
7. Wniosek o udostępnienie dokumentacji można pobrać:
1) w rejestracji przychodni Podmiotu,
2) ze strony internetowej Podmiotu pod adresem: psyche.szczecin.pl w zakładce:Regulaminy
8. W przypadku odbioru dokumentacji przez osobę upoważnioną, która nie jest wskazana w dokumentacji posiadanej przez ODM, należy złożyć dodatkowo pisemne upoważnienie do wydania dokumentacji medycznej, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do regulaminu.
9. Wnioski można składać osobiście od poniedziałku do piątku, w dni robocze w rejestracji przychodni Podmiotu prowadzącej dokumentację pacjenta w godz. 9 – 14
10. Wnioski można również przesłać na adres ODM: psyche@psyche.szczecin.pl
11. Wydanie dokumentacji medycznej nastąpi niezwłocznie, nie później niż w terminie do 7 (siedmiu) dni od daty złożenia wniosku, z zastrzeżeniem, iż w przypadkach uzasadnionych, np. w przypadku dużej objętości dokumentacji, termin ten może być wydłużony do 14 dni.
12. Odbiór wyciągu, odpisu, wydruku, kopii dokumentacji medycznej jest możliwy w godz. 9-14 od poniedziałku do piątku w rejestracji przychodni Podmiotu, po dokonaniu opłaty.
13. Za wyjątkiem dokumentacji przesłanej pocztą, wydanie kopii dokumentacji medycznej musi być potwierdzone podpisem wydającego i odbierającego oraz datą wydania na złożonym wniosku. Potwierdzeniem wysłania dokumentacji medycznej pocztą jest zwrotne poświadczenie odbioru. Dokumentacja jest wysyłana na koszt odbiorcy obejmujący koszt przesyłki zgodny z cennikiem Poczty Polskiej i koszt wydruku w przypadku dokumentacji nie pierwszorazowej.
14. O wysokości kosztów informowany jest wnoszący o dokumentację drogą telefoniczną na podany we wniosku numer telefonu .
15. Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej jest rejestrowany w rejestrze udostępnionej dokumentacji medycznej.
16. Wgląd do dokumentacji medycznej podczas wizyty w poradni Podmiotu – u lekarza, pielęgniarki, innej osoby wykonującej zawód medyczny jest odnotowywany w dokumentacji przez pracownika medycznego i podpisany przez osobę dokonującą wglądu w przypadku dokumentacji papierowej, w przypadku dokumentacji elektronicznej dokonuje się zapisu w dokumentacji elektronicznej „pacjent dokonał wglądu” i opisuje w jakim zakresie dokumentacji. Pracownik medyczny zgłasza pracownikowi rejestracji przychodni Podmiotu udostępnienie dokumentacji medycznej podając dane wymagane do zarejestrowania wniosku, o których mowa w punkcie VIII niniejszego Regulaminu.
17. Dokumentacja może też być przesłana pocztą (przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru) na wskazany adres:
1) dla osób fizycznych opłata za wydanie wyciągu/odpisu/wydruku/kopii dokumentacji i koszt przesyłki pobraniowej jest pobierana jest za zaliczeniem pocztowym w momencie odbioru przesyłki w wysokości wskazanej w fakturze przesłanej wraz z dokumentacją (według obowiązujących przepisów – przesyłka pobraniowa). Opłacenie przesyłki jest równoznaczne z zapłatą za fakturę, znajdującą się w kopercie lub
2) dla innych podmiotów i instytucji, z zastrzeżeniem pkt. VI ust. 3 niniejszego Regulaminu, opłata za wydanie wyciągu/odpisu/wydruku/kopii dokumentacji medycznej wskazana jest w fakturze, płatnej w terminie 14 dni (list polecony). Faktura przesłana jest wraz z dokumentacją. Faktura obejmuje koszty wykonania kopii dokumentacji oraz koszt przesyłki poleconej zgodnie z cennikiem Poczty Polskiej.
18. Dokumentacja wysyłana pocztą jest zapakowana w dwie koperty. Koperta wewnętrzna jest opatrzona napisem „DOKUMENTACJA MEDYCZNA”, w kopercie zewnętrznej znajduje się faktura za wykonanie wyciągu, odpisu, wydruku lub kopii.
19.Dokumentacja może być udostępniona również w wersji elektronicznej w postaci pliku, który jest zaszyfrowany. Dokumentacja tak przygotowana zostaje wysłana na adres e-mail skazany przez osobą wnioskującą. Osoba wnioskująca musi być poddana uwierzytelnieniu telefonicznemu poprzez weryfikację informacji ze złożonego wniosku, oraz danych pacjenta, o którego dane wnioskuje.
V. Udostępnianie dokumentacji organom i podmiotom uprawnionym.
1. Udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta organom i podmiotom uprawnionym następuje na ich wniosek.
2. Udostępnianie dokumentacji podmiotom uprawnionym w rejestracjach przychodni Podmiotu następuje na zasadach jak dla osoby upoważnionej przez pacjenta.
3. Udostępnianie dokumentacji drogą pocztową następuje według zasad opisanych w punkcie IV ust. 16 niniejszego Regulaminu. Czynności wykonuje upoważniony pracownik Podmiotu.
4. One Day Med udostępnia dokumentację medyczną następującym podmiotom i organom uprawnionym:
1) podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
2) organom władzy publicznej, w tym Rzecznikowi Praw Pacjenta, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom w ochronie zdrowia, a także Rzecznikowi Praw Pacjenta Szpitala Psychiatrycznego, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności nadzoru i kontroli;
3) podmiotom, o których mowa w art. 119 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r.
o działalności leczniczej, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia;
4) upoważnionym przez podmiot, o którym mowa w art. 121 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, osobom wykonującym zawód medyczny, w zakresie niezbędnym do sprawowania nadzoru nad podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą;
5) Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią zadań określonych w art. 31n ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych;
6) Agencji Badań Medycznych w zakresie określonym ustawą z dnia 21 lutego 2019 r.
o Agencji Badań Medycznych ;
7) ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;
8) uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek;
9) organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku
z prowadzonym przez nie postępowaniem;
10) podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
11) zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;
12) komisjom lekarskim podległym ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowym komisjom lekarskim oraz komisjom lekarskim Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu, podległym Szefom właściwych Agencji;
13) osobom wykonującym zawód medyczny, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia albo procedury uzyskiwania innych certyfikatów jakości, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;
14) wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, w zakresie prowadzonego postępowania;
15) spadkobiercom w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
16) osobom wykonującym czynności kontrolne na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy z dnia
28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;
17) członkom zespołów kontroli zakażeń szpitalnych, o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań.
5. W przypadku uczestniczenia przez Podmiot w przygotowaniu osób do wykonywania zawodu medycznego i kształcenia osób wykonujących zawód medyczny, dokumentacja medyczna jest udostępniana osobom przygotowującym się do wykonywania zawodu medycznego i kształcącym się osobom wykonującym zawód medyczny – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów dydaktycznych. Osoby te są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji zawartych w dokumentacji medycznej, także po śmierci pacjenta.
6. Dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub jednostce badawczo-rozwojowej do wykorzystania dla celów naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.
7. Dokumentacja może być udostępniona również w wersji elektronicznej w postaci pliku, który jest zaszyfrowany. Dokumentacja tak przygotowana zostaje wysłana na adres e-mail wskazany przez osobą wnioskującą. Osoba wnioskująca musi być poddana uwierzytelnieniu telefonicznemu poprzez weryfikację informacji ze złożonego wniosku, oraz danych pacjenta, o którego dane wnioskuje.
8. Dokumentacja generowana z systemu elektronicznego do wersji papierowej winna być przed udostępnieniem potwierdzona z zgodność z oryginałem poprzez zapis na każdej ze stron wydruku: „zgodne z systemem elektronicznym, nr. licencji …” podpis osoby potwierdzającej i data.
9. Dokumentacja w wersji papierowej, która jest kserowana, wykonywany jest wypis, odpis winna być przed udostępnieniem potwierdzona z zgodność z oryginałem, poprzez zapis na każdej ze stron „zgodne z oryginałem”, podpis osoby potwierdzającej i data.
VI. Zasady odpłatności za sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej.
1. Za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie wyciągów, odpisów, wydruków, kopii lub skanów Podmiot pobiera następujące opłaty:
1) Za 1 (jedną) stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej – wysokość opłaty nie przekracza 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej “Monitor Polski” na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, począwszy od pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiło ogłoszenie,
2) Za 1 (jedną) stronę kopii, wydruku lub skanu dokumentacji medycznej (w tym skanu udostępnionego na informatycznym nośniku danych) -wysokość opłaty nie przekracza 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, o którym mowa wyżej w ppkt a).
3) Za przesyłkę poleconą za pobraniem z potwierdzeniem odbioru zgodnie z cennikiem Poczty Polskiej,
4) Za przesyłkę poleconą za potwierdzeniem odbioru zgodnie z cennikiem Poczty Polskiej.
2. Wskazana w ust. 1 wysokość opłaty uwzględnia podatek od towarów i usług. Wysokość tej opłaty nie uwzględnia ceny informatycznego nośnika danych (płyty CD, pendrive i in.).
3. Informacja o aktualnie obowiązującej wysokości opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej dostępna jest na stronie internetowej Podmiotu oraz tablicy informacyjnej w przychodniach.
4. Podmiot nie pobiera opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej w następujących przypadkach:
1) udostępnienia pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie i w jeden ze sposobów: wyciąg, odpis, kopia, wydruk, skan lub na informatycznym nośniku danych;
2) od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
3) od organów rentowych i osób zainteresowanych w sprawach świadczeń z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
4) w związku z postępowaniem, o którym mowa w art. 17d ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, prowadzonym przez Rzecznika Praw Pacjenta;
5) w przypadku udostępniania dokumentacji medycznej w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych. W tym przypadku na wniosku o wydanie dokumentacji medycznej trzeba wyraźnie to zaznaczyć i okazać dokument potwierdzający prowadzenie postępowania,
6) w przypadku udostępniania dokumentacji medycznej Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji,
7) w przypadku udostępniania dokumentacji medycznej Agencji Badań Medycznych.
5. Przy osobistym odbiorze kopii dokumentacji medycznej opłatę należy uregulować w kasie lub na wskazane przez osobę upoważnioną konto Podmiotu.
6. Na żądanie wnioskodawcy – osoby fizycznej Podmiot wystawia fakturę za udostępnienie dokumentacji.
7. Faktura jest wystawiana organom i podmiotom, z wyłączeniem podmiotów, o których mowa w pkt. VI ust. 3 niniejszego Regulaminu.
VII. Przechowywanie dokumentacji medycznej.
1. Podmiot przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 (dwudziestu) lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu, z wyjątkiem:
1) dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon,
2) dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu,
3)dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2 roku życia, która jest przechowywana przez 22 lata,
4) zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie,
5) skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez:
– 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia,
– 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku, gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie.
2. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja medyczna jest niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.
3. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1, do postępowania z dokumentacją medyczną będącą materiałem archiwalnym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b tej ustawy.
VIII. Rejestrowanie wniosków.
1. Podmiot prowadzi rejestr udostępnionej dokumentacji medycznej.
2. Wykaz udostępnianej dokumentacji medycznej zawiera następujące dane:
1) liczbę porządkową,
2) datę wpisu do wykazu (data bieżąca),
3) imię (imiona) i nazwisko, PESEL pacjenta, którego dotyczy dokumentacja medyczna,
4) sposób udostępnienia dokumentacji medycznej, tj. czy dokumentacja była udostępniona:
a) do wglądu, w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych albo w siedzibie Podmiotu;
b) przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii, wydruku lub skanu;
c) przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu;
5) zakres udostępnionej dokumentacji medycznej,
6) imię (imiona) i nazwisko osoby innej niż pacjent, której została udostępniona dokumentacja medyczna, lub, jeśli dotyczy, nazwę uprawnionego organu lub podmiotu,
7) adres, na który została wysłana dokumentacja medyczna (jeśli dotyczy),
8) imię i nazwisko osoby oraz podpis osoby, która udostępniła dokumentacje medyczną,
9) datę udostępnienia dokumentacji medycznej.
3. Po wydaniu, wysłaniu drogą pocztową dokumentacji medycznej, pracownik dokonujący tych czynności rejestruje wniosek /pismo w rejestrze i przechowuje wniosek w sposób zapewniający ochronę danych osobowych, wpisując na nim liczbę porządkową wykazu.
4. Wykaz udostępnianej dokumentacji medycznej jest okazywany na żądanie Rzecznika Praw Pacjenta.
IX. Przepisy końcowe
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia.
2. Regulamin zatwierdza, wprowadza, dokonuje w nim zmian i uchyla go Kierownik Podmiotu.
Zatwierdzam:
……………………………
Szczecin, dnia ………………………
